Документы поставщика

Как проверить PI, инвойс и упаковочный лист из Китая

PI, инвойс и упаковочный лист показывают, за что вы платите, кому платите, сколько товара едет, как он упакован и можно ли нормально посчитать доставку и себестоимость. Ошибка в этих документах часто всплывает уже после оплаты, поэтому лучше проверять их до перевода денег или отгрузки.

Короткий ответ

В PI проверьте коммерческие условия, точный товар и оплату, в инвойсе — сумму и реквизиты, в упаковочном листе — количество, коробки, вес и размеры. Если данные не совпадают между документами, поставщику нужно задать уточняющий вопрос до оплаты или отгрузки.

Что смотреть в PI

• полное имя поставщика и реквизиты;
• название товара, модель, спецификация и количество;
• цена за единицу, валюта и итоговая сумма;
• MOQ, срок производства, Инкотермс и условия оплаты;
• кто оплачивает упаковку, маркировку и внутреннюю доставку.

Что смотреть в инвойсе

Инвойс должен совпадать с обсужденной ценой, валютой, количеством и получателем оплаты. Особое внимание — реквизитам: если в PI одна компания, а в инвойсе или счете другая, нужен письменный ответ, почему оплата идет на другого получателя.

Что смотреть в упаковочном листе

Упаковочный лист должен показывать количество коробок, количество товара, вес брутто, вес нетто, размеры коробок, маркировку и описание товара. Эти данные нужны для карго, доставки, таможенного брокера, расчета себестоимости и проверки партии перед отгрузкой.

Частые ошибки

• в PI нет Инкотермс или места передачи товара;
• в инвойсе указана другая компания или сумма;
• в упаковочном листе нет размеров коробок или веса;
• описание товара слишком общее и не совпадает со спецификацией;
• нет подтверждения по упаковке, маркировке или гарантийным условиям.

Что спросить поставщика

Если в документах нет веса, размеров коробок, условий оплаты или реквизиты выглядят неясно, лучше не спорить голосом, а запросить короткое письменное подтверждение.

Как связать документы с себестоимостью

После проверки документов перенесите цену, количество, курс, доставку, комиссию, брак, пошлину, НДС и маркетплейс-комиссию в калькулятор. Так видно, остается ли маржа после расходов, а не только в таблице поставщика.